CRM для группы компаний по банкротству: конец делам в Excel

Контекст: бизнес, который живёт на сроках

Банкротство — это процесс, где почти всё завязано на процессуальные сроки. Подача требований в реестр, обжалование, торги, отчёты управляющего, оспаривание сделок — у каждого этапа свой дедлайн, и пропуск часто означает потерю права. Не задержку, не штраф — именно потерю права действовать.

Наш клиент — группа компаний из нескольких юрлиц: одни сопровождают должников-физлиц, другие работают с корпоративными банкротствами, третьи занимаются субсидиаркой и оспариванием сделок. На пике в работе одновременно — несколько сотен активных дел.

И всё это держалось на Excel, почте и рабочих чатах.

Боль: данные есть, картины нет

Когда мы пришли на аудит, проблема была не в том, что люди плохо работают. Юристы были сильные. Проблема была системной — информация физически не собиралась в одном месте.

• Дела в Excel, переписка в почте, оперативка в чатах. Чтобы понять статус одного должника, юрист открывал три-четыре источника и сшивал картину в голове.
• Данные растащены по юрлицам. У каждой компании группы — свои таблицы и свои папки. Управляющий партнёр не видел сводную картину по группе без ручной выгрузки.
• Дедлайны держались на памяти и личных напоминалках. Уходит юрист в отпуск или увольняется — сроки по его делам повисают в воздухе.
• Реестры проверяли вручную и выборочно. ЕФРСБ, kad.arbitr, ФССП — открывали руками, по самым важным делам. На остальные не хватало рук, и новые публикации замечали с опозданием.

Что мы построили: единое окно для всей группы

Задача звучала просто — собрать все дела в одну систему. На практике это означало учесть структуру группы, разные типы банкротств и жёсткую логику сроков. Мы строили CRM поэтапно, не ломая текущую работу.

1. Единая карточка дела и должника

Каждое дело — одна карточка: должник, тип банкротства, стадия, ответственный юрист, привязка к юрлицу группы, ключевые даты, документы и история действий. Всё, что раньше жило в трёх источниках, теперь в одном экране. Открыл карточку — видишь статус целиком, без сшивания в голове.

2. Права доступа по юрлицам

Группа — это несколько компаний, и не каждый сотрудник должен видеть всё. Мы настроили доступы по юрлицам и ролям: юрист видит свои дела и дела своей компании, руководитель направления — весь свой блок, управляющий партнёр — сводную картину по всей группе в одном окне. Конфиденциальность сохранена, прозрачность — тоже.

3. Автонапоминания по дедлайнам

Сердце системы. Под каждый тип дела заложена логика процессуальных сроков. Система сама считает дедлайны от ключевых событий и заранее предупреждает ответственного и его руководителя — за неделю, за три дня, в день срока. Просроченные и приближающиеся задачи подсвечиваются в общей панели. Сроки больше не живут в чьей-то голове — они живут в системе.

4. Автомониторинг реестров

Мы подключили автоматическое отслеживание публичных источников — ЕФРСБ, kad.arbitr, ФССП. Система регулярно проверяет реестры по делам и должникам в работе и сама поднимает события наверх:

• новое сообщение по делу в ЕФРСБ — карточка обновляется, ответственный получает уведомление;
• движение в арбитраже на kad.arbitr — новое заседание, определение, жалоба;
• изменения в исполнительных производствах по ФССП.

Это закрыло сразу два фронта. Риски — ничего важного больше не проходит мимо. И лиды — новые публикации о банкротствах превращаются в потенциальные дела, которые всплывают сами, без ручного прочёсывания реестров.

Было → Стало

Внедрение: недели, не кварталы

Мы не пытались заменить всё разом — это верный способ сорвать живую работу юротдела. Шли итерациями:

1. Аудит и карта процессов (неделя 1). Разобрали, как реально ведутся дела, где теряется время, какие сроки критичны.
2. Ядро CRM и единая карточка (недели 2–3). Перенесли дела, настроили структуру по юрлицам, развели права доступа.
3. Логика дедлайнов и напоминания (недели 3–4). Заложили процессуальные сроки по типам дел, включили автоуведомления.
4. Подключение мониторинга реестров (недели 4–5). ЕФРСБ, kad.arbitr, ФССП — автопроверка и подъём событий в карточки.
5. Обучение команды и докрутка (неделя 6). Показали юристам, как работать в одном окне, собрали обратную связь, отшлифовали.

Эффект против усилий здесь предельно честный. Внедрение заняло недели и силами небольшой команды Aivonix. А на другой чаше весов — снятый риск пропуска срока по крупному делу, который один раз способен перекрыть стоимость всего проекта.

«Самое ценное — я наконец вижу всю группу в одном экране и сплю спокойно за сроки. Раньше каждый отпуск юриста был маленьким стрессом: не повиснет ли где-то дедлайн. Сейчас за сроками следит система, а реестры приносят нам новые дела сами.»— управляющий партнёр группы компаний

Почему это работает именно в банкротстве

В нишах, где цена ошибки — потерянное право, а не просто упущенная выручка, автоматизация контроля окупается быстрее всего. Здесь не нужно обещать рост продаж в разы. Достаточно одного: чтобы ни один срок не был пропущен и чтобы ни одно событие в реестрах не прошло мимо.

Группа компаний получила то, чего не давали ни Excel, ни самые дисциплинированные сотрудники — системную надёжность, которая не зависит от того, кто сегодня на месте.